Udzielanie zamówień publicznych (zgodnie z wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS i FS na lata 2014-2020 – wersja trzecia obowiązująca od dn. 23.08.2017 r.)
1) Czy w opisie przedmiotu zamówienia można użyć nazw konkretnych producentów/dostawców , czy też modeli planowanych do zakupu urządzeń?
Zgodnie z zapisami rozdziału 6.5.2 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 obowiązującymi od dnia 23.08.2017 r. „Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. Opis przedmiotu zamówienia nie może odnosić się do określonego wyrobu, źródła, znaków towarowych, patentów lub specyficznego pochodzenia, chyba że takie odniesienie jest uzasadnione przedmiotem zamówienia i dopuszczono rozwiązania równoważne. W przypadku dopuszczenia rozwiązań równoważnych, w celu spełnienia wymogu opisania przedmiotu zamówienia w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, powinien zostać określony zakres równoważności. Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne opisywanym przez zamawiającego, jest obowiązany wykazać, że oferowane przez niego dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają wymagania określone przez zamawiającego.”
Należy mieć zatem na uwadze, że jeżeli zamawiający dopuszcza składanie ofert z rozwiązaniami równoważnymi, niewystarczające jest wskazanie przez zamawiającego na konkretny znak towarowy, patent lub pochodzenie oraz wyrazów „lub równoważne”. W takim przypadku opis przedmiotu zamówienia powinien zawierać precyzyjnie wskazane wymagania zamawiającego w odniesieniu do dopuszczanego przez niego zakresu równoważności oferty, co najmniej, poprzez określenie zakresu minimalnych parametrów równoważności, w oparciu o które dokona on oceny, czy treść oferty w zakresie opisu przedmiotu zamówienia odpowiada treści zapytania ofertowego.
W przypadku opisania przedmiotu zamówienia przez wskazanie znaku towarowego oraz wskazania, że dopuszczone są oferty z rozwiązaniami równoważnymi, przy jednoczesnym braku wskazania w opisie przedmiotu zamówienia opisu rozwiązań równoważnych, tj. precyzyjnych wymagań dotyczących rozwiązań równoważnych (np. cech technicznych, jakościowych lub funkcjonalnych), na zamówienie może zostać nałożona korekta finansowa przewidziana przepisami Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 22 lutego 2017 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie warunków obniżania wartości korekt finansowych oraz wydatków poniesionych nieprawidłowo związanych z udzielaniem zamówień (zwanego Taryfikatorem).
2) Co się stanie jeśli niedochowany zostanie termin realizacji zamówienia określony w zapytaniu ofertowym?
Zgodnie z zapisami punktu 22 rozdziału 6.5.2 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 obowiązującymi od dnia 23.08.2017 r. „Nie jest możliwe dokonywanie istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w zapytaniu ofertowym oraz określił warunki takiej zmiany, o ile nie prowadzą one do zmiany charakteru umowy”. Jednocześnie ww. Wytyczne wskazują, że zmianę uznaje się za istotną jeżeli zmienia ogólny charakter umowy, w stosunku do charakteru umowy w pierwotnym brzmieniu albo nie zmienia ogólnego charakteru umowy i zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności: zmiana wprowadza warunki, które, gdyby były postawione w postępowaniu o udzielenie zamówienia, to w tym postępowaniu wzięliby lub mogliby wziąć udział inni wykonawcy lub przyjęto by oferty innej treści, zmiana narusza równowagę ekonomiczną umowy na korzyść wykonawcy w sposób nieprzewidziany pierwotnie w umowie, zmiana znacznie rozszerza lub zmniejsza zakres świadczeń i zobowiązań wynikający z umowy lub polega na zastąpieniu wykonawcy, któremu zamawiający udzielił zamówienia, nowym wykonawcą, w przypadkach innych niż wymienione w lit. d.”
Powyższe oznacza, że dopuszczone są zmiany umów o charakterze nieistotnym, a także wszelkie zmiany - niezależnie od stopnia ich istotności - dopuszczone w ogłoszeniu o zamówieniu, jeżeli warunki wprowadzenia takiej zmiany zostały w nich określone.
Termin wykonania zamówienia to jeden z najistotniejszych elementów każdej umowy o zamówienie publiczne. Zaraz obok opisu przedmiotu zamówienia jest on jednym z najistotniejszych czynników kształtujących krąg potencjalnych wykonawców mogących skutecznie złożyć ofertę oraz wpływających na poziom oferowanych przez nich cen.
Analizując zatem znaczenie przywołanych powyżej zasad określonych w Wytycznych, zgodnie z którymi zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w zapytaniu ofertowym oraz określił warunki takiej zmiany, najczęściej zmianę terminu wykonania zamówienia należy traktować jako istotną zmianę umowy. Tworząc zatem zapisy zapytania ofertowego, należy każdorazowo opracować katalog dopuszczalnych zmian postanowień zawartej umowy z dostawca/wykonawcą, w tym zmian związanych z ustalonym pierwotnie termin wykonania zamówienia oraz wskazać warunki, po spełnieniu których zmiany takie mogą zostać wprowadzone. Takim przykładowym warunkiem jest wystąpienie niemożliwych do przewidzenia przez zamawiającego okoliczności, których nie można było przewidzieć pomimo odpowiednio starannego przygotowania pierwotnego postępowania o udzielenie zamówienia, z uwzględnieniem dostępnych środków, charakteru i cech przedmiotu zamówienia oraz dobrych praktyk w danej dziedzinie.
IP RPO WSL – ŚCP każdorazowo bada, czy naruszenie warunków określonych w zapytaniu ofertowym, spowodowane było wystąpieniem okoliczności, które zamawiający wskazał w zapytaniu ofertowy, jako te, po wystąpieniu których dopuszczane są zmiany umowy z wybranym wykonawcą.
W przypadku stwierdzenia przekroczenia terminu realizacji projektu określonego w zapytaniu ofertowym, stanowiącego istotną zmianę postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, przy jednoczesnym braku przewidzenia możliwość dokonania takiej zmiany w treści zapytania i określenia warunki takiej zmiany, na zamówienie może zostać nałożona korekta finansowa przewidziana przepisami Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 22 lutego 2017 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie warunków obniżania wartości korekt finansowych oraz wydatków poniesionych nieprawidłowo związanych z udzielaniem zamówień (zwanego Taryfikatorem).